Cuando se es proveedor de algún producto o servicios la emisión de facturas proforma es bastante recurrente. Este es un documento de tipo informativo y debe contar con ciertas características para que sea válido. Si quieres saber cómo se hace, hemos preparado una guía completa para ti.
| Formato de descarga: | Microsoft Word y Excel |
| Tarda en rellenarse: | 5 minutos |
 Descargar: | Modelo de factura |
¿Qué es una factura proforma?
Las facturas proformas son documentos informativos y provisionales. Esta factura se le dará al cliente con el objetivo de que sepa los detalles de una compra que se efectuará en el futuro y no en ese mismo momento.
Es determinante saber que una factura de este tipo no cuenta con valor comercial. Es decir, esta factura no valida que se ha hecho una transacción, tal como una factura comercial tradicional. Estas son previas a esa factura comercial y su uso es meramente informativo.
Plantilla de Factura proforma en Excel y Word
¿Para qué sirve una factura proforma?
La función principal de estas facturas es informar a un cliente sobre los detalles de una transacción que se realizará. Al ser un documento informativo, no se incluye dentro de la contabilidad de la compañía y se le entregará al cliente para que sepa el valor unitario, el total, los impuestos aplicados, o la cantidad, modelo y tamaño de los productos que ha solicitado.
¿Cómo hacer una factura proforma?
Estas facturas son provisionales y no finales, y aunque lo adecuado es que se coloquen todos los datos de una factura comercial convencional, puede que existan algunas variaciones. En cualquier caso, lo correcto es que se coloque:
Título
Para diferenciar que es una factura proforma y no de otro tipo se colocará en mayúscula sostenida “FACTURA PROFORMA”
Fecha
Es importante que se coloque la fecha, pues las condiciones que se establecen en la factura suelen tener cierto tiempo de validez. Así, en caso de que haya culminado el plazo, el cliente no podrá exigir las mismas condiciones.
Datos del emisor
En caso de que sea una empresa se colocará nombre, domicilio e identificación fiscal, NIF o CIF y nombre y apellidos si aplica.
Descripción
Esta es una de las partes más importantes, pues se colocan los productos o servicios de la transacción. Puedes colocar el nombre del producto o servicio, el código del inventario, color, tamaño y cualquier otra característica que desees. También se incluye el número de productos, el precio unitario, total y base imponible
Impuestos
Toda transacción que se realice estará sujeta a impuestos. En el caso del IVA se determinará el tipo aplicable al servicio o producto que se está comprando.
Total
Una vez se haya determinado el tipo de IVA este porcentaje se aplicará a la base imponible y dará el total a pagar.
Diferencias entre una factura y la factura proforma
La validez y el uso que se le da a estos dos tipos de facturas es lo que las diferencia. Primero, la factura proforma es un documento provisional y la factura es un documento final. La factura proforma se emite antes de realizar la factura final para que el cliente sepa cuánto pagará.
Luego de que el cliente esté de acuerdo y cancele el monto indicado se emite la factura final que valida que se ha realizado una transacción. Teniendo en cuenta esto, su validez es diferente. Una factura proforma no tiene validez fiscal, en cambio, la factura sí. Además, la factura no se puede modificar una vez se emite a diferencia de la factura proforma.
Diferencias entre un presupuesto y una factura proforma
La factura proforma y el presupuesto se suelen confundir muchísimo. Esto tiene que ver con que son muy parecidas, cuentan con la misma información, pero su validez legal es diferente.
Si bien los dos son documentos informativos, la factura proforma tiene validez jurídica y sirve para verificar que se desarrollará una actividad en el futuro, como la compra de un producto o la adquisición de un servicio. En cambio, el presupuesto solo sirve para dar información y no creadita que en algún momento se realizará una transacción.
Requisitos de las facturas proforma
Aunque la validez de una factura proforma no sea la misma de una factura comercial, es necesario que se cumpla con algunos requisitos básicos que son:
Tener un título visible
Esto puede ayudar a evitar malos entendidos. Como el contenido de una factura proforma y una factura comercial es casi el mismo, si no se coloca “Proforma” en el título, puede entenderse que esta es una factura comercial y traerá problemas legales. Por ello se debe colocar la palabra proforma en el título.
Datos de las partes
En una transacción intervienen mínimo dos partes, un proveedor y un cliente. Ambos deberán estar identificados adecuadamente. Esto se puede poner en un membrete en el que se incluya el nombre, domicilio e identificación fiscal.
Descripción
Una factura no puede tener solo el precio total a pagar, es indispensable que se especifique todo muy bien. En la descripción se pone el nombre del producto o servicio, la cantidad a pagar, el precio unitario, total y también algunas otras características como color, medidas, etc.
IVA
Aunque no sea una factura final, el cliente debe estar enterado de cuánto debe pagar cuando se realice la transacción. Supongamos que el IVA aplicable es de 21%, pero no se ha incluido en la factura. Si ese es el caso, al momento de realizar la transacción habrá una diferencia que se tiene que pagar y esto podría traer problemas.
¿Una factura proforma se incluye en la contabilidad?
No, las facturas proforma no se incluyen en la contabilidad porque este no es un documento final y solo tiene un fin informativo. Como no se ha realizado una transacción no será necesario incluirlo en la contabilidad, de hecho, a las facturas de este tipo no se le coloca número.
¿Cuándo se usa una factura proforma?
Cualquier proveedor de bienes o servicios puede emitir una factura proforma si se lo solicitan. Las ocasiones más comunes son:
- En operaciones internacionales, esta factura servirá para que se documente el valor de una transacción.
- Para darle detalles a los clientes sobre los productos y servicios ofrecidos.