Presentar una plantilla de presupuesto de obra completa y con aspecto profesional puede ser la clave para que un posible cliente acepte nuestra propuesta. Tanto las empresas de instalaciones como los profesionales independientes necesitan hacer cálculos precisos cuando reciben solicitudes de presupuestos. En esta entrada se recogen ideas útiles para presupuestar con acierto.
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¿Qué es un presupuesto de obra?
Un presupuesto de obra se define como una estimación del coste total de la ejecución de un proyecto de construcción. También es una representación escrita de lo que va a costar la realización de una obra, indicando el tipo y cantidad de materiales a utilizar, el estimado de los gastos directos e indirectos y el precio de la mano de obra.
Es habitual que empresas y particulares necesiten hacer remodelaciones o iniciar la construcción de una vivienda o establecimiento. En estos casos, lo común es que contacten con varias empresas de reformas o distintos profesionales independientes dedicados a la construcción. Así podrán obtener varios presupuestos para el mismo proyecto.
Elegir la empresa de instalaciones o el profesional autónomo que se encargará de una obra de construcción no es tarea fácil. Un factor determinante para decidirse es el tipo de propuesta que se reciba. De ahí que sea tan importante aprender a elaborar presupuestos exactos, realistas y atractivos.
Plantilla de Presupuesto de obra en Excel y Word
Características fundamentales de un presupuesto de obra
La primera impresión que proyecta una empresa de obra depende en buena medida del tipo de presupuesto que elabore para sus clientes. Estos documentos suelen tener cuatro características fundamentales:
- Único: es prácticamente imposible que existan dos presupuestos exactamente iguales, puesto que cada obra tiene características únicas y cada empresa de instalaciones tiene percepciones diferentes.
- Temporal: cada presupuesto se elabora para un periodo de tiempo determinado, durante el cual los precios de coste de materiales y recursos pueden variar.
- Aproximado: puesto que el coste total estimado suele variar del coste real entre un 5% y un 15% debido a imprevistos técnicos y otras vicisitudes.
- Flexible: el presupuesto debe ser un documento flexible y dinámico que admita actualizaciones a medida que la obra avanza para encarar posibles fallas, cambios de objetivos o cualquier otro tipo de ajuste.
Elementos que debe contener la plantilla
Las empresas de reformas y autónomos constructores recurren a plantillas de presupuesto de obra para entregar propuestas a sus clientes. Estas plantillas están en formato digital y son editables para adaptarse a cada profesional. Cada propuesta es única, pero las plantillas tienen elementos comunes como los siguientes:
Datos de la empresa o del autónomo
La plantilla de presupuesto de obra debe estar debidamente identificada con el nombre y apellidos del autónomo o la denominación social o nombre corporativo de la empresa. Asimismo, es necesario anotar la dirección exacta, el número de identificación, número telefónico y correo electrónico. Si tienes seguro de responsabilidad civil para cubrir los riesgos de la obra, indícalo.
Datos del cliente
Igualmente, hay que incluir los datos identificativos del cliente, como su nombre y apellidos o razón social, número de NIF o CIF, teléfono y dirección exacta de la propiedad que será objeto de reformas. En este apartado puedes describir brevemente el tipo de instalación que harás, anotando el resultado final acordado con el cliente.
Cantidad y tipo de materiales
Esta sección de la plantilla de presupuesto suele ser un poco extensa dependiendo de la naturaleza del trabajo a realizar. Aquí detallas la cantidad, el precio y la calidad de todos los materiales a utilizar durante la ejecución de las obras. Puede complementarse con un anexo que acompañe al presupuesto.
En ocasiones, el cliente solicita que se utilice materiales de segunda mano, tal vez de su propiedad, en los trabajos de instalación. Si ese es el caso, la plantilla de presupuesto debe incluir un apartado en donde el cliente lo autorice expresamente con su firma.
Duración de la reforma
Otro dato importante tiene que ver con la duración de la reforma, en donde se anota la fecha de inicio y la fecha de culminación de las obras. Si el proyecto es largo o complejo, puedes dividirlo en varias fases y especificar la duración estimada de cada una.
Forma de facturación profesional y precio total
Los clientes necesitan saber de qué forma piensas facturar el trabajo, es decir, si vas a cobrar por metro cuadrado, por día trabajado, o si será un monto total por todo el proyecto. Recuerda incluir en el precio la base imponible más el porcentaje de impuestos.
Método de pago
Cuando el proyecto de construcción es de envergadura, lo mejor es solicitar al cliente un adelanto del pago para comprar los materiales y hacer otros pagos iniciales. A fin de que el cliente esté más dispuesto a entregar dicho anticipo, el presupuesto debe detallar el uso que ese dinero recibirá.
Por otro lado, indica la forma en la que esperas que el cliente realice el ingreso del pago por tus servicios. Anota los datos de la cuenta bancaria si será mediante transferencia electrónica, o especifica si esperas recibir dinero en efectivo.
Duración de la garantía
Siempre es oportuno ofrecer a los clientes un periodo razonable de garantía sobre el trabajo realizado, especialmente cuando se realizan labores de electricidad, fontanería o mantenimiento de tejados.
Firma del cliente
Puedes validar el presupuesto con tu firma e incluir un apartado para que el cliente firme si está de acuerdo con tu propuesta. De ser así, será el momento de redactar un contrato de reformas entre particulares para sellar el acuerdo y comenzar a trabajar.
¿Cómo hacer un presupuesto de obra exacto, realista y atractivo?
Una vez que ya tienes definida el tipo de plantilla de presupuesto de obra que vas a utilizar, llega el momento de elaborar la propuesta perfecta para tu cliente. Con este fin, es esencial que tengas presente los siguientes puntos si quieres causar una buena impresión:
- Evita las informalidades y proyecta una imagen profesional ofreciendo una atención rápida y orientada al cliente.
- Intenta resolver todas las posibles dudas que el cliente tenga, para lo cual debes prestar mucha atención a sus preguntas y tratar de inferir sus temores.
- Una vez has presentado el presupuesto, lleva a cabo un seguimiento de cerca para afinar detalles y aclarar cualquier otra cuestión que se presente.
Ahora bien, no es conveniente apresurarse a dar soluciones rápidas y superficiales a los problemas planteados por el cliente. En el intento de transmitir seguridad, se puede dar la impresión de ser poco profesional o carecer de la experiencia requerida. Para hacer un presupuesto de obra exacto, realista y atractivo, aplica las siguientes sugerencias.
Estudia el proyecto
La base para elaborar un buen presupuesto consiste en conocer todas las características de la reforma solicitada. Quienes llevan años en este sector, pueden hacerse una idea clara de las implicaciones del proyecto con solo darle un vistazo. Pero no siempre se puede confiar en la experiencia y el instinto, por lo que hay hacer algo más.
En primer lugar, hay que definir los tipos de trabajos que serán necesarios, así como las herramientas requeridas para su ejecución. En este punto es bueno preguntarse ‘¿Cuento con los conocimientos necesarios, las herramientas y el personal adecuado para hacer este trabajo?’. Tal vez sea conveniente subcontratar a otra empresa para que lleve a cabo ciertas actividades.
Cálculo exhaustivo de costes
Una vez definidas las características y viabilidad del proyecto, es momento de hacer cálculos precisos para generar un estimado de costes. Para ello hay que identificar el tipo de materiales que se utilizarán, la cantidad de tiempo a invertir y el nivel de dificultad del trabajo.
La mayoría de las empresas de instalaciones y profesionales afines dividen el proyecto en partidas o elementos para calcular el coste con mayor facilidad. Tres de las categorías usadas en este punto son las siguientes:
- Mano de obra: aquí se define el número de individuos que conformaran el personal de trabajo, las horas que hay que dedicar diariamente al proyecto, el coste del desplazamiento del equipo al lugar de trabajo, la alimentación y alojamiento de los empleados, etc.
- Materiales a utilizar: dependiendo de la naturaleza del proyecto, es necesario identificar el tipo de material requerido. Para facilitar el cálculo inicial de coste de material, se puede recurrir a bases de datos digitales que mantienen una lista actualizada de los precios de los materiales de construcción.
- Materiales auxiliares o accesorios: estos materiales son usados en casi todos los proyectos de instalación y reformas, así que debe haber un surtido mínimo durante toda la obra.
Recalcular para rentabilizar
Una vez se obtiene el coste total de la obra, es conveniente recalcular para asegurarse de que se están incluyendo todos los elementos necesarios. Por ejemplo, es necesario comprobar si se está aplicando o no el margen de beneficio o rentabilidad. Asimismo, hay que hacer el ajuste de coste en base a las características reales del proyecto, lo que puede resultar en un ahorro de dinero que será muy atractivo para el cliente. Recuerda que todo buen presupuesto debe ser flexible y dinámico para adaptarse a los cambios que puedan ocurrir durante la ejecución de la obra.
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