▷ Plantilla de Presupuesto de un Evento

Planificar un gran evento desde cero puede ser una tarea abrumadora, sobre todo si se tiene poca experiencia en el área. Organizar todos los pormenores de la ocasión requiere de una buena planificación y previsión, así como de una considerable cantidad de tiempo y recursos. A fin de tener todo en orden, es vital elaborar un presupuesto de evento.

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¿Qué es un presupuesto para un evento?

Recibir la solicitud de un cliente para organizar un evento siempre genera un poco de estrés para el encargado. De inmediato hay que empezar con los preparativos, hacer muchas compras, llamar a proveedores, reservar y acondicionar el lugar de la celebración, etc. En la mayoría de los casos, lo primero que hay que elaborar es un presupuesto.

Un presupuesto de evento es un documento que proporciona información detallada sobre el coste estimado que tendrá la celebración de un acontecimiento, como una boda, una inauguración o la presentación de un nuevo producto. En cualquier caso, el presupuesto permite hallar el equilibrio entre los gastos implicados y la cantidad de recursos disponibles.

Plantilla de Presupuestos para eventos en Excel y Word

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¿Qué información debe incluir el presupuesto de un evento?

Aunque es cierto que los eventos y celebraciones pueden ser de distinta naturaleza y diversas temáticas, todos tienen elementos comunes. Por ejemplo, en toda celebración hay que servir alimentos y bebidas, u ofrecer un poco de entretenimiento. Esto facilita mucho las cosas para el encargado de organizar el evento y elaborar el presupuesto.

El primer paso para hacer un buen presupuesto es identificar todos los posibles gastos y determinar cuáles son las fuentes de ingresos disponibles. En segundo lugar, hay que programar una acertada distribución de los recursos para cubrir los gastos y, si es el caso, generar un margen de ganancia.

¿Cómo trabajar con los gastos comunes?

Los eventos generan muchos gastos, lo que hace necesario contar con una buena fuente de ingresos para su celebración. La principal responsabilidad del encargado es identificar todos y cada uno de esos gastos, y decidir la cantidad de dinero que invertirá en ellos. ¿Cuáles son los gastos comunes en la realización de eventos?

Alquiler y preparación del espacio: para saber cuánto hay que invertir en el alquiler del lugar, es necesario prever la duración del evento y la cantidad de invitados o asistentes. Además, es probable que sea necesario dedicar tiempo y dinero a acondicionar el espacio.
Música y entretenimiento: la mayoría de los eventos requieren de buena música y un poco de entretenimiento para hacer que los asistentes se sientan a gusto. Esto puede implicar la contratación de un DJ o un grupo musical.
Contratación de personal: es posible que tengas que contratar profesionales para que realicen diversas actividades, antes, durante y después del evento. En caso de trabajar con voluntarios, tendrás que sufragar sus gastos de alojamiento y alimentación.
Comida y bebida: por lo general, más de un tercio del presupuesto de un evento se dedica la compra y preparación de la comida y bebida que se servirá en una celebración. Sin duda, es un asunto que no puedes dejar para último momento.
Imprevistos: siempre es conveniente dejar una cantidad de dinero reservada para atender cualquier imprevisto que ocurra durante y después del evento.

Gastos fijos

Los gastos fijos son todos aquellos gastos cuyo importe se mantiene fijo sin importar la cantidad de personas que asistan al evento. En este apartado se incluye el alquiler del espacio, la música y el entretenimiento o los gastos de difusión y promoción del evento.

Gastos variables

En contraste, los gastos variables son aquellos que están determinados por la cantidad de asistentes a la celebración o evento. Entre los gastos variables más importantes destacan la comida y bebida, la contratación de personal temporal para atender a los invitados o para garantizar su seguridad, etc.

La elaboración del presupuesto de un evento

Una vez se han identificado todos los gastos fijos y los gastos variables, es momento de determinar la valoración económica de todos ellos. En este punto de la elaboración de un presupuesto para un evento, hay que hacer muchas llamadas y consultar con diversos proveedores. Así, se obtendrá una estimación aproximada del coste total.

Cuando se consulta con distintos proveedores, es esencial corroborar que ofrecen todos los servicios que necesitamos. Además, es un buen momento para hacer una comparación de precios y así tener mayor poder de negociación. En todo caso, recuerda iniciar la búsqueda de precios con suficiente tiempo de antelación, así no tendrás que decidirte por el primer proveedor que aparezca.

Identificar las fuentes de ingresos

A fin de cubrir todos los gastos que conlleva la realización de un evento, es necesario contar con una o varias fuentes de ingresos. De otra manera, no tendría ningún sentido invertir tiempo y esfuerzo en elaborar un presupuesto. Los ingresos pueden provenir de patrocinadores, el anfitrión de la celebración, ingresos publicitarios, etc.

Es muy importante definir con antelación la fuente de los ingresos para cubrir todos los gastos del evento. En ocasiones, será necesario vender entradas o inscripciones durante un tiempo determinado para reunir un fondo inicial. Si en el evento hay cabida para expositores, no hay que dejar pasar la oportunidad para recibir un ingreso adicional por este medio.

¿Cómo ajustar el presupuesto del evento?

La principal tarea del organizador es hacer un uso eficiente de los recursos disponibles sin sacrificar la calidad del evento. Con este fin, puede valerse de una plantilla de presupuesto para hacer una estimación completa de todos los gastos y una distribución inteligente de los ingresos. Algunas sugerencias útiles para ajustar el presupuesto son las siguientes:

Mientras más pronto se inicien los preparativos, más tiempo disponible habrá para buscar las mejores opciones.
Hay que reservar con suficiente antelación el lugar de celebración.
Negocia con distintos proveedores para conseguir un precio que se ajuste a tu presupuesto.
De ser posible, elige proveedores locales para reducir costes de transporte.
En ocasiones, es posible reutilizar materiales de un evento para otro.
Comienza cuanto antes la búsqueda de patrocinadores si necesitas de este recurso para financiar el evento.