Hoy en día, es más importante que nunca aprender a elaborar modelos de presupuestos que se ajusten a la realidad económica actual. Desde las pequeñas familias hasta las grandes industrias, todos podemos valernos de este recurso financiero para hacer un mejor uso del dinero que percibimos cada mes. ¿Qué es un presupuesto y cómo se elabora uno?
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¿Qué es un presupuesto?
En términos generales, un presupuesto es una herramienta financiera que permite planificar distintos proyectos o actividades en un periodo de tiempo determinado, señalando la cantidad de dinero que se necesita para su ejecución. En ocasiones, el presupuesto puede incluir una lista de los recursos o materiales que se utilizarán en el desarrollo del proyecto, junto con su valoración económica.
El uso de modelos de presupuestos es inherente a la planificación empresarial, ámbito en donde es esencial tener una proyección clara del desarrollo del negocio a corto y largo plazo. Igualmente, las pequeñas empresas, autónomos y grupos familiares, se valen de presupuestos para garantizar un uso eficaz de los recursos económicos disponibles.
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¿Cuáles son las características de un presupuesto?
Entre las principales características que debe tener todo modelo de presupuesto figuran las siguientes:
- Cálculo o estimación del valor económico que tendrá la ejecución de un proyecto.
- Debe incluir la suma de todos los ingresos que percibirá la empresa durante la realización del proyecto, así como los gastos que se prevén.
- Todo presupuesto ha de ser adaptable y flexible, puesto que las circunstancias futuras pueden cambiar.
- Los presupuestos se elaboran para un periodo de tiempo determinado, cuyo término hace necesario la creación de un nuevo presupuesto.
- Pueden usarse en diversos ámbitos, desde la planificación familiar hasta la gestión de las finanzas públicas de un país.
Tipos de presupuestos
Hacer una clasificación completa de los tipos de presupuestos puede ser una tarea abrumadora, ya que esta herramienta financiera es útil en muchas y diversas circunstancias. Ahora bien, es posible diferenciar distintos modelos de presupuestos en función del tipo de actividad que se planea ejecutar, el ámbito de uso, duración, etc.
Presupuestos en el ámbito empresarial
El uso de modelos de presupuestos es esencial dentro del ámbito empresarial, en donde una buena planificación asegura el logro de objetivos y la permanencia del negocio a lo largo del tiempo. Las empresas suelen hacer diversos tipos de presupuestos a fin de estimar los costes futuros de funcionamiento o determinar si pueden ampliar sus operaciones.
En cualquier caso, la empresa debe realizar análisis financieros con frecuencia para obtener los datos básicos requeridos en la elaboración de un presupuesto. Por ejemplo, con un análisis de flujo de caja, es posible conocer el total de los ingresos y los gastos fijos y variables en un lapso de tiempo dado.
Esta información, a su vez, es esencial para medir la capacidad de la empresa de hacer frente a sus obligaciones, si es un buen momento para expandirse o, en cambio, si necesita recurrir a nuevos inversores para obtener financiación. En definitiva, elaborar un presupuesto permite hacer una valoración global del funcionamiento de la empresa.
Tipos de presupuestos de uso común en las empresas
Las pequeñas, medianas y grandes empresas elaboran distintos modelos de presupuestos, entre los que destacan los siguientes:
- Presupuesto maestro: usado por las grandes compañías para obtener valores globales de sus cuentas durante periodos contables largos o cierres fiscales anuales.
- Presupuesto operativo: que permite estimar el desenvolvimiento futuro de la empresa tomando en consideración todas las variables externas que inciden en la misma, se tenga o no control sobre ellas. Del presupuesto operativo dependen todos los demás presupuestos.
- Presupuesto de flujo de caja: usado habitualmente por las pequeñas empresas para conocer la estimación de los gastos e ingresos dentro de un lapso de tiempo corto, generalmente un mes.
- Presupuesto de producción: mediante este presupuesto, el vendedor le comunica a un posible comprador el coste de producción de un producto o servicio en particular.
Presupuestos de profesionales independientes o autónomos
Por otro lado, los profesionales independientes o autónomos también recurren al uso de un presupuesto para darle a conocer a sus clientes el coste de sus servicios y lo que este incluye. De esta forma se establece un terreno común en el que las partes involucradas saben qué esperar una de otra, evitando sorpresas o malos entendidos.
El primer paso para que el autónomo elabore un presupuesto adecuado consiste en calcular cuánto cuesta su hora de trabajo. Para ello, debe determinar cuánto dinero quiere ganar cada mes o anualmente, y averiguar el monto del sueldo promedio que ganan quienes se desempeñan en el mismo sector. Por supuesto, a esa cifra debe restar los gastos operativos de su negocio y la remuneración que espera recibir.
Todos estos datos le darán una idea más clara acerca del precio total que debe cobrar a cada cliente por los servicios que ofrece. Por supuesto, si el autónomo tiene poca experiencia, debe comenzar por un sueldo bajo. A medida que gane soltura en su labor, podrá ir aumentando el precio de sus servicios.
Presupuestos familiares
En el ámbito familiar no se acostumbra a elaborar presupuestos para controlar los gastos y hacer un uso eficiente del dinero, al menos hasta hace poco. Las crisis económicas que hemos vivido en los últimos tiempos han obligado a muchas familias a ajustarse a un presupuesto estricto para poder llegar a fin de mes.
Lo cierto es que hacer un presupuesto familiar supone muchas ventajas, como una mejor planificación financiera, mayores probabilidades de ahorro, mejor uso del dinero y disminución de gastos innecesarios. Para elaborar un presupuesto familiar, lo mejor es dividir los gastos en varias categorías como las siguientes:
- Alimentación.
- Servicios básicos (agua, electricidad, internet, etc.).
- Gastos médicos.
- Transporte.
- Entretenimiento.
- Deudas (alquiler, préstamos, etc.).
- Gastos irregulares (seguro del vehículo, etc.).
- Ahorro.
- Otros gastos.
¿Qué estructura debe tener?
Hasta ahora hemos visto que es posible elaborar varios modelos de presupuestos para distintos propósitos en diversas circunstancias. En ocasiones, es necesario ser muy específico en la redacción de un presupuesto, como es el caso de las empresas o entidades públicas. En cambio, un presupuesto familiar o para un cliente poco exigente no requiere de tantos datos.
Presupuesto con estructura simple
Si necesitas hacer un presupuesto para controlar la economía de tu hogar, no es necesario que incluyas datos de carácter formal. Bastará con hacer una lista en donde indiques cada categoría seguida de la cantidad de dinero requerido para sufragar dicho gasto. Al final de la lista anota el monto total de gastos, cifra a la que debes restar el importe neto de tus ingresos.
Por otro lado, los presupuestos usados por autónomos o trabajadores independientes pueden incluir la siguiente información:
- Encabezado: en esta sección debes anotar el nombre de tu empresa, su dirección, números de contacto, correo electrónico y página web. Además, incluye los datos fiscales, como el número de registro mercantil.
- Descripción: esta área del modelo de presupuesto es similar a la descripción de una factura, en donde anotas el tipo de trabajo a realizar y el precio de cada servicio. Puedes incluir columnas adicionales para especificar la fecha de inicio y culminación de cada tarea.
- Final: al final del presupuesto, indica la forma de pago y cualquier otra observación que veas oportuna. Aquí también quedan plasmadas tu firma y la de tu cliente si está de acuerdo con tus términos.
Presupuesto con estructura compleja
Cuando hace falta explicar muchos detalles importantes sobre el trabajo o proyecto que se va a realizar, es necesario elaborar un presupuesto más exhaustivo y completo. La estructura de un presupuesto de este tipo casi siempre incluye todos los siguientes elementos:
- Introducción: tratándose de un proyecto de mayor envergadura, será necesario iniciar el proyecto con un breve resumen o descripción del mismo.
- Descripción del proyecto: aquí podemos extendernos tanto como sea necesario para explicar los objetivos del proyecto, su alcance y las herramientas y recursos a utilizar.
- Ejecución del proyecto: es conveniente dividir la ejecución del proyecto en varios pasos, indicando la duración de cada uno las tareas que se llevarán a cabo hasta alcanzar el objetivo final.
- Costes y formas de pago: por último, hay que dejar claro la modalidad de pago a utilizar, las cuotas y los plazos para pagarlas. Si el proyecto es muy extenso o complejo, se puede incluir el coste de cada una de sus fases.
Ventajas de elaborar un presupuesto
Ya sea que se trate de un presupuesto familiar, empresarial o dirigido a uno de tus clientes, el uso de esta herramienta financiera conlleva evidentes ventajas como las siguientes:
- Facilita el seguimiento continuo de las finanzas para mantener el control sobre los gastos y los ingresos.
- Permite planificar el uso de los recursos económicos de la mejor manera posible y con un menor riesgo de error.
- Hace posible el ahorro de dinero y recursos, puesto que permite identificar los gastos innecesarios o prescindibles.
- Proporciona información útil a todas las personas involucradas, a fin de que sepan administrar los recursos para la consecución de fines comunes.