Hacer las declaraciones anuales puede ser una auténtica pesadilla, pero existe un documento que te puede ayudar con la gestión de tu facturación. Este es la nota de remisión y hoy te contaremos qué es, cómo se llena y para qué sirve.
| Formato de descarga: | Microsoft Word y Excel |
| Tarda en rellenarse: | 12 minutos |
 Descargar: | Modelo de Nota de Remisión |
¿Qué es una nota de remisión?
Las notas de remisión se incluyen en la clasificación de documentos mercantiles. Estos se emplearán para dejar constancia que el receptor del envío de una mercancía, lo ha recibido tal como se tenía planeado.
Es recomendable que este documento se emita luego de realizar la compraventa de algún producto. Esto es porque el comprador o receptor lo firmará validando que se ha entregado una mercancía en tiempo y forma. Además, se emitirá una copia que se la quedará la empresa como prueba de la entrega.
Otro punto positivo de estos documentos es que puede ayudar tanto al vendedor como al comprador. Para el vendedor será un certificado de entrega, y para el demostrará validará que lo que ha pedido se ha entregado tal como lo ha solicitado.
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Plantilla de Nota de Remisión
¿Qué debe incluir una nota de remisión?
Los datos que incluyen las notas de remisión son fundamentales, porque con ello es posible verificar la correspondencia que tiene con el pedido y la factura de la compraventa realizada. Y aunque pueden presentarse algunas variaciones, lo que siempre se colocará es:
Datos del vendedor
El vendedor, que es una empresa, será el que emita la nota y por ello es que su información es lo primero que aparecerá. Se tiene que incluir el nombre o razón social, el logo, dirección completa y medios de contacto como teléfono, correo o página.
Fecha de la transacción
Aquí se coloca día, mes y año en el que se ha efectuado la compra o el pedido de los productos que generan la nota de remisión.
Número de folio
Como las notas son un comprobante, siempre se deben tener copias, así que se le asigna un número para que, si es necesario, se encuentre un duplicado para hacer verificaciones o cambios.
Datos del comprador
El comprador tiene que estar identificado con su nombre y apellido, o razón social dependiendo del caso. También se colocará la dirección completa a la que se hará la entrega y es recomendable incluir un número de contacto para notificarle.
Descripción
Las notas sirven para verificar que los productos del pedido, que se han facturado son los mismos que se entregarán, así que es indispensable que se coloque una descripción. Esta puede incluir nombre del producto, cantidad, tamaño, color, marca número de almacén y todo lo necesario.
Totales
Las notas de entrega suelen tener muchos elementos similares a los de una factura, por ello es que veremos diferentes totales, como por ejemplo:
- Subtotal: Esta es la cantidad obtenida de la sumatoria del costo unitario de los productos de la entrega. A esta cifra aún no se le han aplicado los impuesto ni ningún cobro añadido, como lo puede ser el costo del trasporte.
- IVA: Se colocará IVA si es que aplica.
- Total: Luego de que se calcule el IVA, si es necesario, y se incluyen todos los cobros extra, se colocará el total que es la cantidad exacta que el cliente tiene que pagar.
Firma
Este documento es un comprobante de la entrega, así que se dejará un espacio para que el cliente firme y coloque su nombre. Así se certificará que la entrega se hizo de manera adecuada y de acuerdo con lo solicitado.
¿Qué diferencias hay entre una nota de remisión y una factura?
Antes mencionábamos que las facturas y las notas de remisión tienen algunos elementos bastante similares. Por ello es que se suele confundir una con la otra y en ocasiones se piensa que son sustituibles. Y lo cierto es que no, para que quede más claro, te explicamos las principales diferencias:
Datos
En cuanto a la factura, esta siempre tiene los datos completos de ambas partes. Los datos que se incluyan en este documento deben ser verificables pues servirá para hacer la declaración de impuestos, además ninguno de los datos de las partes puede faltar.
Ahora, en el caso de la nota de remisión, se suele centrar mucho más en la información de la venta, es decir, en los productos. Y en ocasiones no incluye demasiada información del comprador, a menos que el vendedor decida exigirlo.
Validez
Este puede que sea la diferencia más importante entre los documentos. Por un lado, tenemos la nota que será válida para hacer reclamos o aclaraciones en la tienda. Imaginemos que alguien ha pedido 30 camisetas blancas, pero le han entregado 25. Entonces, con esa nota de entrega el comprador puede hacer un reclamo en la tienda.
Por otro lado, tenemos la factura que también puede usarse para hacer reclamos, pero además tiene validez fiscal. Esto significa que con ella se harán las declaraciones de impuestos. Por consiguiente la nota de entrega no podrá sustituir la factura en este aspecto.
Sello
Aunque ambos documentos pueden tener sello, su validez no es la misma. Las notas tendrán validez únicamente en el negocio en el que se ha hecho la compra. En cambio, la factura será válida en diferentes instancias fiscales.
Estructura
Si bien los dos documentos tienen elementos bastante similares, que de allí es que se originan las principales confusiones, sus estructuras son variables. Las notas son documentos sencillos, y las facturas tienen el sello fiscal, información de hacienda y hasta el código QR si aplica.