En el mundo de los negocios, existen diferentes documentos que servirán como certificado de pagos y entregas. Entre los últimos se encuentra la nota de entrega que es una especie de comprobante que contiene la información sobre la entrega de un bien o el préstamo de un servicio a un comprador, por parte de un proveedor.
| Formato de descarga: | Microsoft Word y Excel |
| Tarda en rellenarse: | 14 minutos |
 Descargar: | Modelo de Nota de Entrega |
¿Qué es una nota de entrega?
En síntesis, la nota de entrega es un documento que certifica que se ha hecho la entrega de una mercancía. Por consiguiente, incluye datos sobre esa entrega para que el receptor sepa en qué condiciones se realizará.
Luego de que se haya hecho efectiva la entrega, el destinatario le devolverá un ejemplar de este documento al proveedor. Aquel ejemplar tendrá que estar firmado por el destinatario, así verificará que la entrega se hizo bajo las condiciones que el documento expone.
Plantilla de Nota de Entrega
Tipos de notas de entrega
Las notas de entrega se pueden clasificar en dos tipos, y esta clasificación responde al tipo de transacción que se realice.
- Nota de entrega valorada: Estas incluyen datos tales como el día, mes, año y ciudad en el que se emite. También se colocarán los domicilios del emisor y el receptor, la identificación fiscal, una descripción detallada de los productos de la entrega y el importe.
- Nota de entrega no valorada: Los datos que incluye esta, son casi los mismos que en el caso de la nota anterior. La diferencia más clara es que en esta no se colocarán los costos de los productos que se entregarán.
¿Para qué sirve la nota de entrega?
Escuchar sobre las notas de entrega es bastante común, pero pocas veces se sabe con certeza para qué sirven. Por ello te dejamos algunas de sus funciones más comunes.
- Sirve como respaldo de las operaciones mercantiles que se hacen en un negocio.
- Permite cuidar las espaldas de las partes que están involucradas en la transacción en caso de que se presente un error.
- Le servirá al comprador para determinar si su pedido ha sido despachado de manera correcta. Así compara, verifica y revisa que la factura corresponda con la nota.
- Puede funcionar como un acuse de recibido. Con esto, el receptor asegurará que ha recibido la mercancía, y deja claro que está conforme con ella.
- Dependiendo de las leyes, en varios países se puede usar este documento para determinar si se cumple o no con la declaración y pago de impuesto.
- Es útil para el transportista pues podrá verificar que está entregando la cantidad adecuada al cliente correcto.
¿Qué incluye una nota de entrega?
Lo que se coloca en uno de estos documentos es fundamental. Pues servirá para que la entrega se realice sin problemas, y que el cliente reciba exactamente lo que pidió. Por ello siempre se recomienda que se incluya:
Datos del vendedor
Lo primero es identificar al vendedor, quien será el que emita la nota de entrega. Este deberá colocar el nombre de la empresa, su número de teléfono o medios de contacto, la denominación y la dirección.
Datos de receptor
En este caso, el receptor es el comprador de la mercancía que se entregará. Se incluirá el nombre de la empresa, o nombre y apellido si aplica. Además se coloca su número de teléfono y dirección de entrega completa.
Números
Aquí colocamos “Números” en plural, porque son varios. Se necesita incluir el número de factura que mantiene relación con la nota de entrega. También se puede incorporar el número de pedido y el de salida de almacén.
Descripción
Esta es parte fundamental para que la entrega se haga de manera adecuada. Aquí se colocarán todos los detalles que sirvan para identificar la mercancía. Se puede colocar el nombre, código del producto, color, tamaño, peso, cantidades y marca si es preciso.
Fecha de entrega
Las entregas se hacen en ruta, y cada entrega tiene un día estimado para realizarse. Si bien al cliente se le puede especificar que cierto día se le entregará, la ruta se puede atrasar. Por ello es que la fecha estimada no se colocará aquí.
En la nota se dejará el espacio en blanco para que se coloque el día, mes y año en el que se ha recibido la mercancía. Así quedará claro cuando se entregó.
Firma
Cada parte de la nota es importante, y la firma es primordial. Quien deberá firmar es el receptor o el comprador de la mercancía a la que se le está haciendo entrega. Con la firma, el receptor manifestará que ha recibido la entrega, y también que todo lo que ella incluye es correcto y está en condiciones óptimas.
Contras de las notas de entrega
Sí, el uso de las notas de entrega es bastante positivo, porque ayuda a que las gestiones de entrega sean mucho más eficientes. Pero esto no quiere decir que en ocasiones tengan algunas desventajas. Para que tengas claro cuáles son, te dejamos una lista de las más comunes a continuación.
- Inexactitud: Estas notas las hacen personas, por lo que existe el riesgo de involucrar errores humanos, así que puede haber algún fallo en la dirección, o en la descripción. Por eso requiere revisiones minuciosas.
- Pérdidas: Perder un papel es muy sencillo, y si la nota es un soporte para verificar que se ha entregado la mercancía, al perderla, no habrá registro alguno.
- Retrasos: Si se presenta alguno de los casos anteriores, generará retrasos en la ruta de entrega, y terminará siendo un problema para cumplir con los objetivos.
Para evitar que esto suceda, es necesario utilizar un sistema sencillo y eficiente para hacer las notas de entrega. Lo mejor es que sea digital para evitar errores humanos.
¿Es obligatorio hacer la nota de entrega?
No. Hacer la nota de entrega no es algo obligatorio, en realidad es opcional. El vendedor puede emitirla para intentar cubrir sus espaldas ante cualquier reclamo del cliente. Por lo cual no es requisito indispensable, pero no se niega que puede ser útil para las gestiones.