¿Qué es el VAT Number y cómo se obtiene? Guía completa

Si eres un empresario o profesional que realiza una actividad económica en España necesitarás el NIF para facturar, pero si quieres ofrecer tus servicios o productos a otros países de la Unión Europea necesitarás el VAT Number. Si te interesa saber más sobre el tema, continúa leyendo esta guía.

¿Qué es el VAT Number?

El VAT Number, Código VAT o simplemente VAT intracomunitario es número que se le entrega a empresas de la Unión Europea y que les da la oportunidad de realizar transacciones intracomunitarias.

Es un número que identifica a las compañías y permite a las empresas realizar operaciones intracomunitarias sin IVA. Es decir, vender o comprar mercancía a otra empresa de la UE sin IVA.

¿Cómo se obtiene el VAT Number?

Antes de saber cómo se obtiene el VAT debes valorar si reúnes los requisitos para obtenerlo.

En principio, solo podrás tramitar el VAT si:

Haces entregas o compras intracomunitarias, siempre que los bienes que formen parte de la transacción están sujetos a IVA.
Si tu compañía presta servicios en otros países de la Unión Europea, y siempre que el receptor de la factura sea sujeto pasivo (que tenga VAT).
Cuando se reciban servicios de compañías de otros países de la UE mientras el receptor sea sujeto pasivo.

Ahora, si cumples con alguno de estos requisitos, debes saber que la solicitud de este número en España es bastante sencilla. Para obtenerlo, debes formular el trámite ante la Agencia Tributaria en su Sede Electrónica. Para ello se necesita:

Tener el Certificado digital de Persona Física si eres autónomo o el Certificado digital como representante de persona jurídica si se trata de una Sociedad. Si no lo tienes has de solicitarlo a través de este enlace.
Solicitar el alta ante el ROI a través del modelo 036, que corresponde al censo de empresarios y profesionales.

Para cubrir correctamente el 036 debes:

1.- Acceder a este enlace, que es el de la Sede Electrónica de la AEAT.

2.- Pinchar en el Modelo 036 y elegir el certificado digital de tu empresa.

3.- En «Datos identificativos» incluir los datos de la empresa.

4.- Marcar la casilla 130 «Solicitud de alta en el Registro de Operadores Intracomunitarios».

5.- Indicar el Lugar, Fecha y Firma.

6.- Ir a la Hoja 5 a la sección D) Registros, y marcar «Alta» como Operador Intracomunitario, así como incluir la fecha.

7.- Pulsar en «Guardar» y «Enviar» y ya estaría. Una vez enviado guarda el resguardo en PDF en tu pc.

8.- Esperar a que la Agencia Tributaria te responda. Hasta la aprobación en el Registro no estás inscrito, por lo que no puedes acogerte a los beneficios del mismo. Si te aprueban la fecha de efectos es la de la solicitud.

Como esta es una solicitud que se somete a revisión, deberás esperar a la respuesta de la administración. El tiempo de espera puede ser de unos 3 meses como máximo.

¿Para qué sirve el VAT Number?

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El VAT no es un número sin más, de hecho es bastante importante si quieres ampliar la prestación de servicios o productos. Por lo que será esencial para:

Emitir facturas a todos los clientes que formen parte de la Unidad Europea con los beneficios de ser un Operador Intracomunitario (Exención de IVA).

¿Cómo compruebo que he obtenido el VAT?

Una vez realizas la solicitud, hacienda asume la responsabilidad de avisarte si has sido aprobado o no.

Depende del caso, pero la Agencia Tributaria suele avisar por correo postal y a través de la Sede Electrónica, en el apartado de Notificaciones, así que debes de estar pendiente.

Si tu solicitud ha sido aceptada, se te dará un VAT. Cuando eso sucede, ingresas automáticamente al sistema VIES y a partir de ese momento ya podrías acogerte a los beneficios de los Operadores.

Si por algún motivo has recibido la notificación de aprobación por parte de hacienda y al entrar al sistema VIES no aparece tu VAT registrado, este podría ser un error pues el registro es inmediato. Lo que tienes que hacer es ponerte en contacto con hacienda para que resuelva el inconveniente.

¿Es lo mismo el NIF que el VAT?

No, el VAT y el NIF son diferentes. En primera instancia, hacienda estipula el NIF se dará a todas las personas físicas y jurídicas que realicen transacciones en España. En cambio, el VAT se entregará a las personas físicas y jurídicas que hagan transacciones intracomunitarias.

Por este motivo es que la diferencia más marcada entre el NIF y el VAT es cuándo y en qué tipo de transacciones se utiliza. El asunto es que se pueden confundir porque se entregan indistintamente a las sociedades o autónomos. Pero aunque así sea, uno no puede sustituir al otro.

El NIF solo se podrá utilizar cuando las transacciones se den en España, y el VAT solo cuando se den transacciones entre España y cualquier otro país comunitario.