¿Cómo reclamar facturas impagadas? 3 Formas

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Sin importar el tamaño que tenga una compañía, facturar es una de las actividades más comunes. En condiciones normales, la factura se emite, se cobra y se contabiliza la operación. Pero existen situaciones en las que los deudores no pagan el monto de la factura y se generan ciertos problemas a nivel administrativo. Hacienda no espera.

Las 3 maneras de reclamar facturas impagadas

Para reclamar una factura impagada existen 3 vías fundamentales, que son las más comunes y útiles. Estas son:

📌Reclamo amistoso

Es el primer reclamo que se hace y se utiliza sobre todo cuando se conoce al deudor. Lo ideal es que se hable de manera amistosa para recordarle que no ha pagado la factura y recordarle que tiene un compromiso por cumplir. Cuando se realiza un reclamo amistoso, se puede hacer de varias formas. Estas son:

Personalmente

En estos casos el cobrador deberá hacerle una visita al cliente. Así podrás conversar con el de frente para averiguar el motivo del impago.

Por teléfono

Los reclamos amistosos por teléfono son los más utilizados pues es más sencillo. Solo hace falta tomar el teléfono y marcar el número del deudor. El asunto es que si no te quiere pagar podría desviar la llamada.

Por correo

Las reclamaciones por correo son una de las mejores, porque podrás tener allí prueba escrita de que se ha hecho la reclamación a tiempo. Así, en caso de que el deudor alegue que no se ha hecho la notificación tú podrás demostrarlo.

Con una carta

Hace varios años las cartas eran la manera más efectiva de hacer reclamaciones, pero estas se enviaban en físico. Lo bueno del internet es que puedes hacer la carta y enviarla por correo o burofax.

📌Reclamación por ficheros morosos

Hacer reclamaciones por ficheros morosos sería el segundo paso a seguir si es que el deudor no ha respondido a ninguna de las reclamaciones amistosas anteriores. De todos modos, esta vía puede saltarse y acudir directamente a la reclamación judicial.

Es determinante para poder continuar con la reclamación que el deudor reconozca que debe asumir la deuda, así que esta es una muy buena forma de conseguirlo.

En cuanto a los ficheros de morosos, en España existen varios, como ASNEF, CIRBE O ICIRED. El alta en cada uno es diferente, pero básicamente lo que hay que hacer es dar de alta tu ficha con los datos de tu empresa, abonar la cuota mensual correspondiente e informar sobre el moroso y la deuda.

📌Reclamación judicial

Esta es la última vía que se debe emplear, pero curiosamente es de las primeras que se contemplan. Aunque el deseo por que una factura se pague sea mayor, no se puede ir en el primer momento por lo judicial pues a veces no es necesario. Lo mejor es siempre solucionar el conflicto extrajudicialmente.

No obstante, si ya has llamado, visitado y enviado correos al deudor y no te ha respondido, es el momento de elevar el caso a otras instancias para intentar el cobro. Para poder hacerlo, debes tener toda la documentación, como la factura impagada, las notificaciones anteriores y lo que te pida el juzgado.

En cuanto a la necesidad de asistencia jurídica, esto dependerá de la cantidad de la factura impagada. Si la factura es por más de 2000 euros, es recomendable contactar a un abogado para que te ayude con el proceso. Así el juicio monitorio se llevará con normalidad y las posibilidades de ganar son mayores.

¿Cuál es el plazo para cobrar facturas impagadas?

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El tiempo que se tiene para cobrar una factura impagada no es infinito pues estos documentos prescriben. En primera instancia y de acuerdo con la Ley 42/2015, el plazo de prescripción es de 5 años si es que el deudor es una empresa o autónomo.

Ahora, si el deudor de la factura es un particular, el plazo es menor y corresponde a 3 años luego de que se ha emitido. Y el plazo será de 4 años cuando el deudor sea la administración pública.

¿Debo incluir en mi declaración las facturas impagadas?

Sí. Hacienda estipula que es obligatorio hacer la declaración de cada una de las facturas que se han emitido. No importa si esas facturas se han cobrado al momento de la declaración o no. Estas declaraciones se deben hacer trimestralmente para hacer la liquidación de impuestos a través del modelo 303.

¿Cómo se recupera el IVA en una factura impagada?

Como hacer la declaración trimestral es obligatorio aunque las facturas no hayan sido pagadas, uno de los principales problemas es que el vendedor del servicio o producto ya ha pagado el IVA por la factura que no ha cobrado. En esos casos se podrá recuperar el IVA solo si:

  • El deudor es una empresa o un autónomo.
  • El IVA se debe haber registrado y liquidado en el tiempo previsto.
  • La recuperación no se podrá hacer si es que la factura se emitió en menos de 6 meses.
  • Es imprescindible que se haya realizado el reclamo del pago de manera formal.

En caso de que cumplas con cada uno de los requisitos anteriores, deberás:

  • Emitir una nueva factura rectificativa. Esta anulará la factura anterior y creará una nueva para recuperar el IVA.
  • Hacer el reclamo judicial para abrir un proceso monitorio.
  • Enviar a hacienda la factura rectificativa para la recuperación del IVA. (Esta factura debe incluirse en la declaración trimestral inmediata al reclamo judicial)

¿Qué sucede si el juzgado rechaza mi solicitud?

Como cobrador de la deuda, si iniciaste un proceso judicial, esta entidad se encargará de hacer la revisión de la petición. Para ello se creará un expediente con todos los documentos solicitados y que sustenten tu caso.

No todos los casos que se elevan al juzgado son aceptados, pues estos deben verificar que la información que se suministre sea verdadera. Si por algún motivo entregas datos incorrectos o te falta un documento y rechazan tu solicitud el caso finalizará.

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