¿Cómo contabilizar una Factura? Pasos

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Al facturar, emitir las facturas es lo más sencillo, no es más que llenar algunos datos y calcular las retenciones y gravámenes si aplican. Pero, una de las partes más complejas llega cuando se deben contabilizar esas facturas. Aunque no es un proceso difícil, en un primer momento puede parecer abrumador, por lo que te lo explicaremos a continuación paso a paso.

¿Las facturas de venta y compra se contabilizan juntas?

Antes de entrar de lleno en el paso a paso, hay que diferenciar bien el tipo de factura antes de pensar en contabilizarlas. Lo primero que se debe hacer es distinguir si se trata de una factura de compra o una factura de venta, pues estas transacciones no son iguales.

Para evitar confusiones, cuando se hagan, archívalas en sitios diferentes para luego hacer la contabilización. Esto es muy importante pues las facturas de compra y las de venta se contabilizan muy distinto. En caso de que se archiven juntas, la contabilización puede ser un desastre.

¿Cómo se contabiliza una factura de venta?

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Como la contabilización de las facturas de venta y compra se hace por separado, la explicación también la separaremos.

Primero, supongamos que se ha hecho una venta de 2000 euros en tu empresa. Estos 2000 euros es la base imponible antes de los impuestos y el servicio o producto que vendiste tienen un gravamen de IVA general que corresponde al 21%. Para este punto ya debes conocer el IVA calculado pues ya lo obtuviste al hacer la factura.

Cuando se haga la contabilización, los datos anteriores se deben poner por separado así:

  • Base imponible: 2000 euros.
  • IVA: 21% 420 euros.

Al tener esta información deberás hacer el registro de la venta con la fecha en la que se ha emitido la factura. Luego, en la contabilidad colocas

  • DEBE: 2420 euros Cliente (430). (Esta es la cantidad de la base imponible más el IVA y es el monto que ha pagado el cliente).
  • HABER: 2000 euros Ingreso (7). (Esta es la cantidad de la base imponible sin el IVA y es lo que recibe tu empresa).
  • HABER: 420 IVA repercutido (477). (Esta es la cantidad de IVA calculado y que se declarará ante Hacienda).

El asiento contable sería el siguiente:

(430) Cliente 2420 €

a

(700) Ventas 2000 €

(477) Hacienda pública IVA Repercutido 420 €

Quizá en este punto los números que se colocan entre paréntesis te causen alguna duda, pero estos son muy útiles pues corresponde al número de cuenta establecido por el PGC.

¡Y listo! La contabilización de la factura de venta está completada.

¿Cómo se contabiliza una factura de compra?

A diferencia de la factura de venta, la de compra es de un proveedor de un servicio o producto. En ese caso, es importante que se registre:

  • Día, mes y año en el que se ha hecho el gasto.
  • Nombre y/o razón social del proveedor del servicio o producto.
  • Base imponible.
  • IVA y/o IRPF.
  • Descripción.

Imaginemos que el 3 de marzo del 2022 se ha comprado un oso de peluche a una empresa llamada Juguetes 3000 y el costo ha sido de 2420 euros con IVA incluido de 21%.

Al hacer el registro se colocará en la contabilidad:

  • Fecha: 3/3/2022
  • Nombre: Juguetes 3000
  • HABER: 2420 euros Proveedor (400).
  • DEBE: 2000 euros Gasto (6)
  • DEBE: 420 euros IVA (472)

El asiento contable sería el siguiente:

(600) Compras 2000 €

(472) Hacienda pública IVA soportado 420 €

a

(400) Proveedores 2420 €

¡Y listo! La contabilización se ha completado.

📌¿En dónde se registran las facturas?

El lugar en el que se haga la contabilización de las facturas dependerá de quién facture. Si la facturación la hace un autónomo, este solo necesitará hacer el registro de compras y ventas en un libro de facturas común.

Ahora, si la contabilización la hace una empresa, es importante ser un poco más riguroso. Además las compras y ventas son más recurrentes por lo que se necesita un registro más completo. Así que se crea un asiento contable.

📌¿Es obligatorio contabilizar las facturas?

Sí, esto es 100% obligatorio. Cuando una empresa o autónomo hacen compras o ventas de productos o servicios, estas están sujetas al gravamen del IVA. Esto significa que posteriormente se deberá hacer una declaración trimestral. Si el autónomo o la empresa no tiene la contabilización de las facturas no podrá hacer la declaración y puede recibir multas.

📌¿Cada cuánto se deben contabilizar las facturas?

Como te comentamos antes, el hacer la contabilización es obligatorio, pero la frecuencia con la que se contabilice no está estipulada en la ley. Esto dependerá de la cantidad de facturaciones que se hagan.

Por ejemplo, si eres un autónomo que factura 3 veces al mes, puedes hacer una contabilización semanal pues el número de transacciones es bastante bajo.

Pero si eres una empresa o un autónomo que factura muchísimo y tiene compras y ventas recurrentes, si dejas pasar mucho tiempo para contabilizar, puede volverse un desastre. Por ello te recomendamos que hagas la contabilización apenas se emitan o reciban las facturas.

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