¿Cómo anular correctamente una Factura emitida paso a paso?

Al facturar, los errores humanos suceden y podemos equivocarnos cuando colocamos los datos del destinatario, el monto, el cálculo del IVA o algún otro dato. Si esto sucede, estamos ante un error que debe corregirse de inmediato. En un principio, podríamos pensar en destruir la factura y hacer otra nueva, pero esto podría traernos serios problemas más adelante.

¿Las facturas con errores se pueden borrar?

No, esto jamás se debe hacer. Aunque instintivamente la manera de arreglar los errores es borrar la factura y hacer otra nueva, no debemos hacer como si nada hubiese sucedido.

Si se ha cometido un error se debe hacer una corrección y la factura anterior no puede desaparecer.

¿Por qué no se puede simplemente eliminarse una factura con errores?

Aunque la salida más sencilla puede ser eliminar la factura e ignorar el error anterior creando una nueva, esto puede traer problemas en el futuro. No debemos olvidar que las facturas son documentos que están vinculados con los destinatarios y el tema de los impuestos puede ser un gran problema.

Imagina que has enviado al cliente una factura con un error en el cálculo del IVA. Luego, te diste cuenta del problema, eliminaste la factura anterior y creaste otra nueva.

Más adelante, llegado el trimestre, el receptor hará la declaración y tú también. Al momento que hacienda haga la revisión y note que hay dos facturas con el mismo número, pero con valores diferentes, habrá problemas, pues las cuentas no cuadran.

Por ello es que es de suma importancia reconocer los errores y rectificarlos, para que no haya conflictos más tarde.

¿Cómo anular correctamente una factura emitida?

Ya que sabes que no puedes hacer desaparecer la factura sin más, pero tienes una opción para arreglar el problema con una nota de crédito.

🔔Nota de crédito

Este documento se emite solo cuando se quiere anular (que no rectificar) una factura anterior. Mucha gente conoce estos documentos como notas de abono, y lo cierto es que son lo mismo.

Algo positivo de las notas es que son bastante fáciles de hacer porque mantiene el mismo número de la factura que ha tenido el error y es prácticamente una copia exacta de la factura anterior, solo que en donde se presenta el error se coloca un signo negativo.

¿Cuándo no es adecuado emitir una nota de crédito?

Si bien las notas de crédito son una solución rápida, no son adecuadas siempre. Estas no se podrán usar cuando la factura que se pretende anular ya se haya liquidado en una declaración trimestral. Por lo que estas anulaciones se suelen hacer al momento cuando se ha detectado el problema.

¿Cómo rectificar una factura emitida?

A veces, no se quiere anular la factura, sino rectificarla. En estos casos se utiliza lo que se conoce como una factura rectificativa.

🔔Facturas rectificativas

Este es un documento que rectifica uno anterior pero no lo anula. Para que la factura sea válida deberá tener una numeración distinta a la de la factura que ha tenido el problema. Esto ayudará a darle otro orden y evitar conflictos en las declaraciones.

A diferencia de las notas de crédito que hemos explicado antes, el alcance de las facturas rectificativas es mayor. Si la factura con el error se ha liquidado, puedes emitir la factura rectificativa para enmendar el error y esta será aceptada sin ningún problema.

¿Cómo se emiten las facturas rectificativas?

Para que la factura rectificativa que emitas sea válida esta deberá tener:

📌Identificación

Al emitirla se debe colocar que es una rectificación y no es una factura común. Por ello se coloca en el titulo en mayúscula sostenida “FACTURA RECTIFICATIVA”.

📌Numeración

Es de suma importancia que tenga una numeración distinta a la inicial. Imagina que la factura con el problema es la 004. Si emites una factura para rectifica, la numeración no será la misma.

De hecho, puedes crear una numeración propia de este tipo de factura colocando las letras R de “Rectificativa” antes del número para diferenciarlas. La numeración quedaría R001, R002, R003, etc.

📌Referencia

Las facturas rectificativas están relacionadas con otras facturas con errores, por ello deberás hacer referencia a la factura con el error. Coloca en la descripción el número y fecha anterior además del motivo del cambio.