Modelo de Factura de Anticipo a clientes

La facturación es uno de los procesos más minuciosos que deben cumplirse en una empresa. Existen distintas clases de facturas, como las proformas, pero hay un tipo muy particular que son las facturas de anticipo a clientes. ¿Tienes idea de cómo se hace o cómo se refleja el anticipo? Si no, hoy te hablaremos más sobre ello.

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¿Qué es una factura de anticipo?

Las facturas de anticipo son documentos que validan que se ha hecho parte de una transacción comercial por la compra de un producto o servicio. Este documento tiene validez fiscal y servirá para tener un registro del dinero que ha entrado a la compañía en forma de adelanto. 

En cuanto al anticipo, en sí mismo, esta es una manera de financiación con la que un cliente le paga a vendedor de algún producto o servicio cierto porcentaje del total a pagar antes de hacer el pago completo. Los porcentajes de anticipo deben restarse del total a pagar hasta que se haya saldado la cuenta. Supongamos que es un pago de 1000 euros y se han fijado 2 anticipos, uno de 30% y otro de 40%. Así, el cliente habrá cubierto un 70% del pago antes de haber cancelado el total.

Plantilla de factura de anticipo en Word y Excel

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¿Cómo reflejar un anticipo en una factura?

Los anticipos, aunque pueden ser fijados como acuerdos internos entre el vendedor y el comprador, no pueden dejar de registrarse. Por ello es que en cada uno de los pagos de anticipo que se hagan se deben emitir facturas que reflejen la deducción. 

Para entenderlo mejor, vamos a explicarlo con un ejemplo. Supongamos que una persona ha comprado un servicio que cuesta 10.000 euros y se ha pautado que el primer anticipo sea de un 20%. En este caso, el 20% de 10.000 son 2.000 euros y se reflejará así: 

Servicio Cantidad Precio unitarioBase imponibleIVA 21%Total
Decoración de interiores20%10.00020004202420

Ahora vamos a explicarlo.

Primero tenemos el servicio, luego la cantidad que es el porcentaje de adelanto que se cobrará. Además se incluye el precio unitario que es el total del servicio. 

En condiciones normales, la base imponible de la factura sería la misma que la del precio unitario, pero como se trata de un anticipo, se colocará en la base imponible la cantidad exacta de anticipo que se cobrará. 

Después, a esa base imponible del anticipo se le aplica el IVA dando como resultado el total de anticipo que el cliente tiene que pagar y se restará del total final. 

¿Cómo se calcula el IVA en una factura de anticipo? 

De acuerdo con lo establecido en la Ley 37/1992 en el artículo 75 las operaciones que estén sujetas a aplicación de IVA y que se realicen con anticipo, este cobro podrá realizarse en el cobro total o parcial. Es decir, que en cada una de las facturaciones con anticipo se podrá aplicar el IVA. 

Para que sea más fácil de comprender utilizaremos el mismo ejemplo anterior. 

Servicio Cantidad Precio unitarioBase imponibleIVA 21%Total
Decoración de interiores20%10.00020004202420

Aquí podemos observar cómo el IVA se ha aplicado a la base imponible y no al precio unitario. Esto funcionará así para cada uno de los anticipos. Supongamos que el siguiente anticipo es de un 10% del precio unitario que son 1000 euros. La operación es la siguiente: 

Servicio Cantidad Precio unitarioBase imponibleIVA 21%Total
Decoración de interiores10%10.00010002101210

En este punto, el cliente ya habrá anticipado del total de  su compra un 30% incluyendo el IVA. En caso de que el siguiente pago sea el último, la factura final sería así: 

Servicio Cantidad Precio unitarioBase imponibleIVA 21%Total
Diseño de interiores100%10.00010.0002.10012.100
Anticipo -20%-2.000-2.000-4202.420
Anticipo -10%-1.000-1000-2101.210
Total factura70%7.0007.00014708.470

En este caso, se reflejan cada uno de los anticipos con los porcentajes de IVA aplicado. El cambio principal es que el precio unitario ahora es el mismo que en la base imponible, pues se refleja que es una transacción aparte. 

Así, cada uno de los anticipos tiene el IVA aplicado y la cantidad sumada de cada uno de los pagos separados es la misma que del total inicial. 

¿Es necesario facturar el anticipo en la factura final? 

Una de las principales dudas sobre cómo se hace una factura de anticipo es si en la factura final es necesario que se incluyan las transacciones de adelanto previas. Y la respuesta es que si. Y para explicarlo, sigamos con el ejemplo anterior. 

Un mismo cliente ha pagado dos anticipos, uno de 20% y otro de 10%. Esto suma un 30% y quedan restando 70%. 

La facturación final, aunque el cliente ya haya saldado toda la cuenta, no se podrá hacer omitiendo los adelantos anteriores. Es decir, no se puede emitir una factura del 100% como si los pagos adelantados jamás hubiesen existido. Es importante que se coloque cada uno de los adelantos con el IVA aplicado. 

Esto se hace por un tema de organización. Al momento de hacer la organización en la contabilidad y la posterior declaración a hacienda todo coincidirá y no habrá problemas. 

¿Qué debe incluir una factura de anticipo? 

Una factura de esta clase es prácticamente exacta que una normal, solo que la descripción cambia un poco. Para que sea válida debe incluir:

Datos de las partes

El vendedor y el comprador deben identificarse con nombre, domicilio y NIF si aplica. 

Número 

Cada una de las facturas debe estar numeradas. Como no es una factura final, puedes crear una numeración independiente, por ejemplo 001-1, 001-2, 001-3. Aquí, el número después del guión indica que es una factura con anticipo. 

Fecha

Cada vez que se reciba un anticipo se deberá hacer una factura con la fecha exacta. Siempre se coloca día, mes y año. 

Descripción 

Aquí debe constar el   o servicio adquirido, pero también el porcentaje y la cantidad exacta del adelanto además del IVA.