Modelo de Factura de alquiler de local

¿Tienes un local y están pensando en alquilarlo? Si es así, además de celebrar un contrato de alquiler se deberán emitir facturas por los pagos mensuales de arrendamiento del local. Esto servirá para hacer las declaraciones ante a hacienda y tener un control.

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¿Qué es concretamente una factura de alquiler de local?

Se trata de un documento mercantil con validez fiscal que valida que se ha realizado una transacción. En este caso, la transacción es el alquiler de un local comercial. El arrendador percibe una cantidad a cambio de ceder el uso de un local al arrendatario, reflejándose ese intercambio por medio de la factura.

Este documento debe incluir algunos elementos como los datos del emisor, del receptor, número de factura, descripción y por supuesto el cálculo de los impuestos aplicables. Si quieres saber cómo hacerla paso a paso, te mostramos una guía completa.

Plantilla de Factura de alquiler de local en formato Excel y Word

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¿Cómo hacer una factura de alquiler de local? 

Las facturas de alquiler de local comercial es un documento que deberá redactarse con bastante cuidado, pues de ello dependerá de que sea válida. Por ello es que se incluye el número, descripción y los datos de las partes. Para que no te pierdas de nada, te mostramos los pasos a seguir: 

Enumera la factura 

Todas las facturas que se hagan deben estar enumeradas. Esto servirá para incluirlas en la contabilidad y tener un control al momento de hacer las declaraciones. El arrendador del local es el encargado de asignar la numeración y esta suele componerse únicamente de números, pero también puede tener letras. 

Supongamos que es la primera factura que se emite por el alquiler de un local. En ese caso puede ser la factura 01. Ahora imagina que el mismo arrendador tiene varios locales y quiere dividir las facturas por local arrendado. Si es así, un local puede ser B, otro C y otro D. En ese caso, se hace una factura D01. 

La numeración que se le dé a la factura queda a la elección del emisor, pero lo importante es que sea correlativa y que no tenga saltos. Esto quiere decir que si en el mes de marzo de este año emitiste la factura D04, no puede haber una factura en el mes de diciembre de ese mismo año que sea D04 o D02. 

Coloca los datos del emisor y el destinatario 

Los primeros datos que deben aparecer son los de quien emita la factura. Estos pueden colocarse en la parte superior derecha del documento y se pone domicilio, CIF o NIF y algún dato de contacto. En cuanto al destinatario, se coloca nombre, razón social, NIF o CIF según sea el caso y la dirección fiscal. 

Completa la descripción 

En la descripción de la factura se debe mencionar que se trata del alquiler de un inmueble. Pero no solo servirá con colocar “Alquiler”, como este es un documento informativo se incluye la dirección completa del local en alquiler y la frecuencia con la que se paga. Lo usual es que sea un alquiler mensual, pero igual se debe colocar. 

Aplica el IVA 

La aplicación del IVA en estas facturas es necesaria y obligatoria. En este caso, el IVA que se aplica es el general y corresponde a 21%. Este IVA se calcula sobre la base imponible y se le suma. Para entenderlo mejor vamos a explicarlo con un ejemplo. 

Imaginemos que el alquiler del local comercial tiene un valor de 1000 euros al mes y esta es la base imponible. Ya conocemos el porcentaje del IVA aplicable que es 21%. Y para obtener la cantidad multiplicaremos la base imponible por el porcentaje de IVA y lo dividiremos entre 100. La operación es esta: 

1000 x 21 / 100 = 120. 

El resultado que es 120 se sumará a la base imponible. Es decir, 1000 + 120 resultando 1120. En este caso, 1120 es el total que deberá pagar el arrendatario sin que se haya aplicado el IRPF. 

Aplica el IRPF

El IRPF en las facturas por alquiler de locales solo se aplicará cuando el arrendatario del inmueble sea un autónomo o una empresa y siempre que el alquiler anual no supere los 900 euros antes de aplicar los impuestos o que sea un alquiler de local rústico. 

En este caso, el IRPF es de 19% y a diferencia del IVA, no se suma, se resta. Pero no te preocupes, te lo explicaremos con el mismo ejemplo anterior. 

El IRPF también se calculará sobre la base imponible y tomaremos la misma anterior. La base imponible es de 1000 euros que se multiplicará por el IRPF de 19% y se dividirá entre 100. La operación es: 

1000 x 19 / 100 que da como resultado 190. 

Ahora, para obtener la importe total se debe sumar el IVA aplicado a la base imponible y restar el IRPF. Los valores que tenemos hasta ahora son: 

Base imponible 1000 euros. 

IVA 21%              210 euros. 

IRPF 19%           -190 euros. 

La operación es sencilla. Es 1000 + 210 – 190 que da 1020 que es el importe total que deberá pagar el arrendatario. 

¿Qué obligaciones tiene el arrendador de un local? 

Si eres el arrendador de un local, primero tienes el deber de hacer la facturación de cada uno de los meses. Una vez hayas hecho toda la facturación deberás: 

  • Declarar el IVA ante hacienda cada tres meses. Para ello es indispensable que rellenes un modelo 303. 
  • Cuando finalice el año en curso tendrás que presentar un modelo 390 para el IVA resumido
  • Tener un registro completo de todas las facturaciones. 
  • Contar con las copias de las facturas que se enviaron al arrendatario por al menos 4 años. Las que superen esta antigüedad podrán ser desechadas.