Modelo de Albarán 

Cuando un proveedor hace entrega de un pedido a uno de sus clientes, suele adjuntar un albarán o nota de entrega. El uso de este documento mercantil no es obligatorio, pero sí que es de gran ayuda para llevar el control durante el envío y recepción de mercancías. ¿Qué es y cómo se hace un modelo de albarán?

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¿Qué es un albarán? 

Un albarán es un documento mercantil cuya función es acreditar o dar prueba de que un producto o servicio ha sido entregado conforme a lo acordado por las partes. También se le llama nota de entrega, y su importancia radica en que exime al vendedor de cualquier problema tras la entrega de la mercancía o la ejecución del servicio. 

Cuando un vendedor envía un pedido a uno de sus clientes, suele incluir un albarán para que su cliente lo firme una vez haya recibido el envío. Con la firma, el cliente manifiesta que ha revisado el pedido y está conforme con lo que se le ha enviado. Así, el vendedor queda libre de responsabilidad sobre dicha mercancía. 

Por lo general, el vendedor emite tres copias del albarán: una deberá firmarla el cliente tras la conforme recepción de la mercancía y devolverla al vendedor. La otra la conservará el cliente, y una más para quien transporta la mercancía. De esa manera, todas las partes involucradas protegen sus derechos y dan fe de que han cumplido con su compromiso. 

Plantilla de Albarán en Word y Excel

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¿Para qué sirve un albarán?

  • Acredita la entrega y recepción de un producto o servicio. 
  • Una vez lo ha firmado el cliente, exime al vendedor de cualquier problema que surja tras la entrega. 
  • Facilita la revisión de la mercancía permitiendo comparar lo que se ha recibido con lo enviado por el proveedor. 
  • Sirve para manifestar la disconformidad en caso de no recibir el pedido acordado. 
  • En algunos casos, los albaranes sirven de soporte para las facturas que hacen referencia directa a ellos. 

Tipos de albarán 

No existe un modelo de albarán único para todas y cada una de las transacciones de compraventa. Cada empresa o autónomo puede usar un formato distinto y personalizado para elaborar sus albaranes. Con todo, este documento puede clasificarse en dos categorías: albaranes valorados y albaranes sin valorar

Albarán valorado 

El albarán valorado es aquel que incluye el precio individual del producto o servicio en cuestión, además de los descuentos que pudieran aplicarle, el porcentaje del IVA correspondiente y el valor total de la transacción. Por todo esto, en ocasiones suele confundirse con una factura, pero en ningún momento es un sustituto de esta. 

Este tipo de albarán es usado por empresas que envían pedidos durante periodos de tiempo determinados a sus clientes. Al final de dicho periodo, la empresa emite una sola factura para todos los albaranes elaborados durante ese lapso de tiempo. 

Albarán sin valorar 

Por otro lado, un albarán sin valorar es aquel en el que se especifica la cantidad y tipo de mercancía que se entrega, pero sin incluir su valor económico. Se emite junto con la factura de compra, y sirve para acreditar la entrega de pedidos. Además, es un recurso muy valorado por quienes llevan el control del inventario en los almacenes. 

¿Cómo hacer uno? 

De cara a elaborar un albarán, es muy útil tener a la mano la confirmación del pedido hecha por el cliente o bien con el presupuesto. Estos documentos proporcionan la información que se necesita para hacer un albarán de forma rápida y exacta. Entre los datos que se deben incluir en un albarán figuran los siguientes: 

  • Fecha de emisión del albarán. 
  • Número de albarán. Los albaranes, al igual que las facturas, deben tener una numeración propia. 
  • Datos del cliente o comprador: nombre y apellidos, razón social, dirección, teléfono, CIF o NIF. 
  • Descripción de los productos o artículos enviados, cantidad y estado. 
  • Firma del cliente o comprador. 

Dependiendo de si el albarán es valorado o no, se anotarán los precios de las mercancías, los descuentos que apliquen, el porcentaje de IVA correspondiente y el monto total. Hoy en día se acostumbra a hacer el envío de albaranes mediante correo electrónico, lo que sirve de aviso al comprador de que su pedido va en camino.