Modelo de Factura de una Agencia de viajes

El régimen especial de agencia de viaje es parte fundamental cuando se requiere hacer una facturación por un servicio prestado por una de estas agencias. El tema del IVA y la forma de aplicarlo es algo que causa muchísima controversia y a continuación te lo explicaremos detalladamente.

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¿Qué es el régimen especial de agencia de viajes? 

Para poder entender qué son las facturas de agencias de viaje antes tenemos que revisar lo referente al régimen especial de agencias de viaje. Este es un régimen que se aplica a las agencias de viaje, pero también a todo lo que tenga que ver con el turismo y estipula que: 

No es obligatorio ni necesario que se incluya o desglose el IVA en las facturas. Esto sucede porque se presupone que la cantidad del IVA está en el total que el cliente debe pagar. Lo que sí es obligatorio es que se mencione que se ha aplicado el régimen, así la factura no se confundirá con ninguna otra.

Plantilla de factura de una Agencia de viajes Word y Excel

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Entonces… ¿El IVA se aplica o no en las facturas de agencias de viajes? 

Lo común es que en las facturas normales se refleje el IVA desglosado que luego se suma al total que el cliente debe pagar. En estas facturas podemos ver claramente el IVA, pero aunque en las facturas de agencias de viaje no aparezca desglosado no quiere decir que no exista. 

Imaginemos que una agencia de viajes ha emitido una factura por la venta de un paquete a París para dos personas. Lo que ha cobrado la agencia son 1000 euros y este es el monto total que el cliente ha pagado. Aunque no se especifique, se sabe que en esos 1000 euros ya se incluye el IVA.

¿En qué ocasiones el régimen especial de agencias de viaje se usa? 

Cuándo se aplique o no tendrá que ver con el tipo de servicios que preste la agencia en cuestión. Las dos situaciones en las que se utiliza son: 

Cuando se actúe en nombre propio 

Si la agencia ofrece el servicio de gestión en nombre del cliente, se aplicará el régimen. Esto se utiliza cuando la agencia contrata los servicios de centros recreativos, medios de transporte, paseos, etc como ella misma. 

Al contratar los servicios como la empresa, esta deberá hacer pagos que sí contienen IVA. Este tipo de facturas tienen el régimen general aplicado, pero cuando la empresa emite la factura al cliente, se usa el régimen especial sin IVA desglosado

Cuando se actúe en nombre ajeno 

A diferencia del caso anterior, la agencia no realizará las operaciones en nombre del cliente, sino que será la parte mediadora. Si es así, cuando se emita la factura, se repercutirá el IVA, pero solo por el servicio de gestión de viaje y no por pagar los boletos, transporte, hoteles y más.

¿En qué ocasiones no es necesario aplicar el régimen especial? 

Aunque este régimen especial se utilice para las agencias de viaje, no se aplica para todas las actividades o servicios que preste la compañía. Solo se deberá utilizar cuando la agencia tenga que contratar servicios por el cliente o servir como enlace. 

Si se da el caso que una agencia de viaje haga recorridos en una ciudad a la que el cliente quiere ir y esta misma agencia tiene hoteles y medios de transporte de su propiedad, en ese caso el régimen especial no aplica y la facturación deberá hacerse como de costumbre. 

¿Qué se incluye en un modelo de factura de agencia de viajes? 

A decir verdad, una factura de esta clase es bastante similar a las facturas del régimen general, lo único que cambiará es la forma en la que el IVA se trata. Para que tu factura sea válida asegúrate de incluir:  

Número 

Es importante que el número de la factura sea correlativo y no tenga saltos. Es decir, no puede existir una factura de febrero de este año que sea 012 y otra factura en enero del mismo año que sea 076.  

Además, como son facturas a las que se les aplica el régimen especial, es recomendable que tenga una numeración diferente a las facturas normales. Puedes incluir algunas letras para identificarlas, como por ejemplo RE de (Régimen Especial) seguido de un número como RE-001.

Datos del emisor y el receptor

Tanto el emisor como el receptor de la factura deberán estar identificados con nombre, razón social, dirección, NIF o CIF de acuerdo al caso. 

Fecha 

Lo usual es que se coloque el día, mes y año en el que se emite la factura, pero existe la posibilidad de que se haga un adelanto o se establezcan plazos de pago. Si es el caso, incluye las demás fechas al final 

Descripción 

Aquí deberás describir de forma resumida los servicios que se han prestado. Coloca un nombre, el precio unitario y total si aplica. 

Importe total 

Calcular el importe es bastante sencillo. Esta será la sumatoria de todos los servicios que el cliente ha contratado y que están en la descripción. El monto resultante ya tendrá el IVA incluido.